これで私はうまくいってます　書類の片付け２つのコツ

最近仕事デスクまわりの物をどっと捨ててます。仕事の質が変わってきてるので捨てたくなる時期のようです。

おもに紙関係。仕事してると多いですよね、紙関係。すぐ溜まる。

紙関係のやっかいなとこはパッと見ではそれがなんだか区別つかないこと。

逆に見た目がみんな同じで同じサイズだからルールさえ決めてしまえば崩れることもなくやりやすいのも紙関係のいいところ。

重要書類だろうが何かのリーフレットだろうがもう要らない古い物だろうが見た目はうすっぺらな紙。

重ねて置いたりした時点で、もうなにがなんだか、どこにあるんだか。

ぺらーっとあるものを、ぺらーのまま机にポン、とか、ぺらーのまま何か他のものといっしょにファイルにいれる、とか、ある程度束にしてそのままデスクの引出しにポン、とか。

NGですね。

コツ①　パッと見でわからないならパッと見でわかるようにすること。

私はカラーのクリアファイルを愛用してます。A社は青、B社は黄色、とか、自分のセミナーは緑とか、この企画は赤とか。それをさらに時系列や物件ごとでわけてます。それらがまとめて1つのボックスに入れて棚に立っていたり、引出しだったら仕切りを使って1区画に数冊のクリアファイルがまとめて入ってます。A社の仕事だったら青のクリアファイルがまとめて置いてあるところから探せばいいわけです。

私は文字よりも色で物を見分けるほうが楽なので色を重要視しますが、そこは人それぞれ。背表紙はタグで書いてもいいし。とにかく、ここに何があるか、がすぐにわかるようにすることです。いろんな書類が混じって「この塊には何が入ってるかわからない」なんていう状態は絶対NGです。

コツ②　時系列をすぐわかるようにする

①で分類して青とか黄色の塊になってるファイルたち。この塊のなかでも時系列をルール化します。新しく入れる時は奥に入れて古い物が手前にくるようにします。棚に立ってるなら左側から入れて右側から出す。

『トヨタのかたづけ』って知ってますか？トヨタ自動車関連企業は片付けに限らずいろーんなルールがあって徹底的な品質管理がされてます。私の住むあたりはトヨタ関係の人多いのでいろいろ耳にすることも多いのですがその徹底ぶりには驚くと同時に、だからこそあそこまでの世界でトップ企業なのだなと納得します。

そのトヨタルールの一つに「先入れ先出し」があります。文字通り「先に入れたものから先に出して使う」。部品でも書類でもコピー用紙の束でも、古いものが溜まって残っていくことを防ぐためです。人間は何も考えずにいると上に物を置き使うときも上から使いますね。こうならないために「入れる時は左から出すときは右から」とか「入れる時は奥から出すときは手前から」って決めていると古いものが同じところにとどまって溜まっていくことが防げます。

その書類＝紙が「何か」がわかるようにすること、時系列をルール化して古いものが溜まらないようにすること、この２つのコツで「いつのまにかよくわからない書類がたまってる～～」という悲鳴がなくなりますよ。

最後にもうひとつ、『トヨタの片付け』の本から鋭い一言を。一目でその人、その会社の仕事のできるできないがわかるそうです。

「物の放置がすべてを物語る」

さっ、かたづけよっと。

 

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